1. Revise las TRD de su oficina o dependencia e identifique las series y subseries documentales asignadas.

2. Clasifique los expedientes conformados o los documentos por Serie y/o Subserie Documental.
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

3. En el caso de expedientes conformados revise que cumplan con el principio de orden original (cronológico) respetando la secuencia del trámite que los produjo.
En el caso de documentos, conforme el expediente preservando el orden original (cronológico) respetando la secuencia del trámite que los produjo.
Nota: Tenga en cuenta que el primer documento que se debe encontrar en el expediente debe ser el más antiguo y el último el más reciente.

4. Depure el material metálico, banderitas, posits, duplicidad, documentos de apoyo, papel químico o fax (sacar copia y reemplazar), los documentos en tamaño inferior al carta se deben pegar en una hoja carta.

DOCUMENTOS DE APOYO
Documentos generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hacen parte de sus series documentales pero son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Estos documentos se encuentran presentes en casi todas las oficinas y han sido acopiados para servir de ayuda a la gestión administrativa (folletos, publicaciones, fotocopias, copias de escritos, etc.), se conservan por su función informativa y deben ser destruidos en las propias oficinas, no deben ser organizados en el archivo de Gestión ni transferidos al Archivo Central.

Ejemplos:

• Normatividad en general
• Fotocopias
• Publicaciones
• Ofertas de servicios
• Invitaciones
• Agradecimientos
• Programación y citación a reuniones

Acuerdo 002 2014 Art. 15
La eliminación de:

• Copias idénticas de un mismo documento de archivo.
• Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible.
• Documento de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente.
• Documentos de apoyo.

Aprobación por Comité

5. Perfore los documentos utilizando como guía una hoja tamaño oficio.

6. Almacene los documentos en la carpeta suministrada por la Unidad.

7. Realice la foliación. Numere los documentos en la esquina superior derecha con un lápiz HB de mina negra, en sentido de lectura del documento, registrando de 1 a n, independientemente del número de carpetas.
Nota: Se debe tener en cuenta que dentro de cada carpeta máximo se deben archivar 200 folios, si se supera esta cantidad, se debe abrir una nueva carpeta identificándola con los mismos datos de la primera, pero como carpeta N° 2.
Consulte en ComUnidad -Gestión Documental GD-IN-02 Instructivo para la Foliación de Expedientes

8. Diligencie la Hoja de Control GD-FO-02 y ubíquela al principio del expediente sin foliar.

9. Diligencie el Rótulo de Carpeta GD-FO-04 y péguelo en la pestaña, en el caso de las territoriales diligencie la carátula y péguela en la primera tapa de la carpeta.

10. Diligencie el Inventario Documental GD-FO-05, cada área debe tener el Inventario actualizado de los expedientes que por TRD, debe generar en cumplimiento de sus funciones.
Consulte en ComUnidad Gestión Documental GD-IN-01 Instructivo Inventario Documental

11. Realice la disposición física de los expedientes en los archivadores, de tal forma que guarden el mismo orden en el que están relacionados en las TRD (por Serie y Subserie Documental) y Diligencie el Formato de Caja GD-FO-25.